Tầm quan trọng của hệ thống CRM
trong hoạt động kinh doanh

Trong thời đại kỹ thuật số, khối lượng công việc và các vấn đề phải xử lý hàng ngày ngày càng gia tăng. Bạn vẫn đang quản lý dữ liệu khách hàng bằng các tệp Excel? Bạn thường xuyên ghi chú công việc cần làm bằng Sticky Notes? Hay bạn gặp khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ hoàn thành dự án trong nhóm?

2 vấn đề nan giải mà hầu hết các doanh nghiệp không sử dụng hệ thống CRM đang phải đối mặt

Quản lý khách hàng kém hiệu quả

Thiếu thông tin tập trung

Khi không sử dụng CRM, dữ liệu khách hàng thường được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau, chẳng hạn như tệp Excel, email, hoặc các ghi chú riêng lẻ. Điều này làm cho việc truy cập và quản lý thông tin trở nên khó khăn và mất thời gian.

Khó khăn trong việc theo dõi tương tác

Một hệ thống CRM giúp lưu trữ toàn bộ lịch sử tương tác với khách hàng, từ cuộc gọi, email đến cuộc họp. Thiếu CRM, bạn có thể dễ dàng bỏ lỡ thông tin quan trọng, làm giảm khả năng cá nhân hóa và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

Thiếu phân tích dữ liệu

CRM cung cấp các công cụ phân tích giúp hiểu rõ hơn về hành vi và nhu cầu của khách hàng. Thiếu những công cụ này, việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu sẽ khó khăn hơn, dẫn đến các chiến lược tiếp thị và bán hàng kém hiệu quả.

Không có báo cáo và dự đoán

CRM đi kèm với các chức năng báo cáo và dự đoán giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và dự đoán xu hướng. Khi không có CRM, bạn có thể thiếu cái nhìn tổng quan về hiệu suất và khó khăn trong việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn.

Không kiểm soát được chất lượng công việc trong nội bộ

Thiếu sự phối hợp

Một hệ thống CRM giúp các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp hiệu quả hơn bằng cách cung cấp thông tin và cập nhật trạng thái công việc chung. Không có CRM, các bộ phận có thể làm việc riêng lẻ, dẫn đến sự thiếu đồng bộ và hiệu suất kém.

Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ

CRM cho phép quản lý và theo dõi tiến độ dự án hoặc nhiệm vụ một cách rõ ràng. Thiếu hệ thống này, việc theo dõi các công việc đang được thực hiện và tiến độ hoàn thành trở nên khó khăn hơn, gây ra sự trì hoãn và giảm chất lượng công việc.

Thiếu báo cáo và phân tích công việc

CRM thường bao gồm các công cụ báo cáo giúp theo dõi chất lượng công việc và hiệu suất của các thành viên trong nhóm. Không có CRM, việc đánh giá hiệu quả công việc và phát hiện các vấn đề trở nên kém chính xác và mất thời gian.

Khó khăn trong việc quản lý tài nguyên

CRM giúp phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả hơn bằng cách cung cấp cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc và nhu cầu. Thiếu hệ thống này, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc phân chia công việc và quản lý thời gian, dẫn đến tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt tài nguyên.

mSale365 hỗ trợ các nhà quản lý chuẩn hóa quy trình hoạt động như thế nào?

Việc không kiểm soát được chất lượng công việc nội bộ và chưa tối ưu hóa quản lý khách hàng là hai nguyên nhân chính cản trở doanh nghiệp gia tăng doanh số. Tuy nhiên, với CRM, bạn có thể vượt qua những trở ngại này và thậm chí đạt tỷ lệ chuyển đổi tăng đến 500%. 

Truy xuất thông tin nhanh chóng

mSale365 cho phép lưu trữ, tìm kiếm nhanh chóng tất cả thông tin về đối tượng tiềm năng. Bao gồm:
– Khách hàng đến từ đâu
– Thông tin liên hệ (Họ tên, Email, số điện thoại, thông tin công ty…)
– Khách hàng quan tâm sản phẩm gì, ai đang chăm sóc
– Lịch sử phản hồi…

Quản lý dữ liệu nhất quán

mSale365 nhận diện tức thì những liên hệ trùng lặp. Data được cập nhật theo thời gian thực khi có sự thay đổi. Nhờ vậy, các đội nhóm cùng làm việc trên một cơ sở dữ liệu nhất quán tại mọi thời điểm. Tránh xảy ra trường hợp trùng data giữa các nhân viên bán hàng.

Phân loại khách hàng tiềm năng

mSale365 cho phép bạn sắp xếp, phân loại liên hệ theo nhiều trạng thái tùy chỉnh. Bao gồm như: Đăng ký mới, Đã liên hệ, Tiềm năng, Chốt thành công…v.v. Cách quản lý này rất cần thiết để đưa ra chiến lược tiếp thị phù hợp hơn nhằm gia tăng cơ hội chuyển đổi.

Theo dõi, đánh giá hiệu quả chốt sale

Việc lưu trữ lịch sử tương tác giữa nhân viên Sale với khách hàng rất quan trọng:
– Người quản lý dễ dàng giám sát, đánh giá chất lượng chăm sóc khách hàng của đội ngũ Sale.
– Tạo cơ sở cho nhân viên bán hàng lên kế hoạch cho bước tiếp cận tới phù hợp hơn với đối tượng.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Một số câu hỏi thường gặp về hệ thông mSale365

CRM là gì và tại sao tôi cần nó?

CRM (Customer Relationship Management) là một hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và phân tích thông tin về khách hàng và các tương tác với họ. Sử dụng CRM giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tối ưu hóa quy trình bán hàng, và gia tăng hiệu quả tiếp thị, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp gia tăng doanh thu và duy trì khách hàng lâu dài.

Những tính năng chính của phần mềm CRM là gì?

Phần mềm CRM thường bao gồm các tính năng chính như:

  • Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ và quản lý thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng và các tương tác.
  • Quản lý cơ hội bán hàng: Theo dõi và quản lý các cơ hội kinh doanh từ khi tạo ra đến khi đóng.
  • Quản lý dự án và tác vụ: Theo dõi tiến độ dự án và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
  • Tự động hóa tiếp thị: Gửi email tự động, thực hiện chiến dịch tiếp thị và theo dõi hiệu quả.
  • Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo và phân tích để đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Làm thế nào để phần mềm CRM cải thiện hiệu quả bán hàng?

Phần mềm CRM cải thiện hiệu quả bán hàng bằng cách:

  • Tổ chức thông tin khách hàng: Giúp đội ngũ bán hàng dễ dàng truy cập thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch.
  • Theo dõi cơ hội và tiến độ bán hàng: Cung cấp cái nhìn tổng quan về các cơ hội kinh doanh và giúp quản lý quy trình bán hàng hiệu quả hơn.
  • Tự động hóa quy trình bán hàng: Giảm bớt công việc thủ công, từ việc gửi email đến nhắc nhở theo dõi, giúp đội ngũ bán hàng tập trung vào việc chốt đơn hàng.
  • Phân tích dữ liệu: Cung cấp các báo cáo và dự đoán, giúp nhận diện xu hướng và cơ hội mới.
Phần mềm CRM có thể tích hợp với các công cụ khác không?

Có, phần mềm CRM thường hỗ trợ tích hợp với nhiều công cụ khác như:

  • Email marketing: Tích hợp với các công cụ gửi email như Mailchimp hoặc SendGrid.
  • Phần mềm kế toán: Tích hợp với các hệ thống kế toán để đồng bộ hóa dữ liệu tài chính.
  • Các công cụ quản lý dự án: Tích hợp với các công cụ như Trello, Asana hoặc Monday.com để quản lý dự án và tác vụ.
  • Công cụ phân tích và báo cáo: Tích hợp với các công cụ phân tích như Google Analytics để theo dõi hiệu quả chiến dịch.
Chi phí sử dụng phần mềm CRM là bao nhiêu?

Chi phí sử dụng phần mềm CRM có thể thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm số lượng người dùng, các tính năng cần thiết, và gói dịch vụ được chọn. Một số CRM cung cấp các gói miễn phí hoặc chi phí thấp cho các doanh nghiệp nhỏ, trong khi các gói cao cấp có thể bao gồm nhiều tính năng và hỗ trợ mở rộng với chi phí cao hơn. Việc lựa chọn gói dịch vụ nên dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Làm thế nào để triển khai phần mềm CRM trong doanh nghiệp?

Triển khai phần mềm CRM bao gồm các bước cơ bản sau:

  1. Xác định nhu cầu: Đánh giá các yêu cầu và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp để chọn hệ thống CRM phù hợp.
  2. Lên kế hoạch triển khai: Tạo kế hoạch chi tiết cho việc triển khai, bao gồm phân công trách nhiệm và thời gian biểu.
  3. Cài đặt và cấu hình: Cài đặt phần mềm và cấu hình các tùy chọn theo yêu cầu của doanh nghiệp.
  4. Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng các nhân viên được đào tạo đầy đủ để sử dụng phần mềm CRM hiệu quả.
  5. Theo dõi và điều chỉnh: Giám sát việc sử dụng hệ thống, thu thập phản hồi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để tối ưu hóa quy trình.
Phần mềm CRM có bảo mật dữ liệu không?

CRM cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của bạn, bao gồm mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập, và sao lưu dữ liệu định kỳ. Tuy nhiên, việc đảm bảo an toàn dữ liệu còn phụ thuộc vào việc bạn chọn hệ thống CRM uy tín và áp dụng các biện pháp bảo mật thích hợp trong quá trình sử dụng.